Setiap dari kita yang memiliki kesibukan atau sedang fokus mengejar sesuatu, waktu adalah hal yang penting. Kita akan merasa salah, gagal atau menyesal ketika kita kehilangan waktu sekalipun hanya 1 jam saja. Produktif adalah salah satu hal yang harus kita miliki untuk bisa memaksimalkan waktu yang kita punya. Menjadi lebih produktif dari biasanya memang tidak mudah. Karena kita pasti merasa bahwa kita sudah menjadi produktif tapi belum mencapai hasil yang diharapkan. Untuk itu, perlu kita cari tahu hal – hal yang membuat kita jauh lebih produktif dari biasanya. Dan ini 18 trik untuk kamu yang ingin lebih produktif:
1. Buat peringkat prioritas kepentingan kamu, dan alokasikan waktu yang sesuai
Kita pasti memiliki banyak tugas untuk dikerjakan dalam satu harinya. Dan terkadang tugas – tugas itu masuk dalam jajaran prioritas yang harus kita kerjakan terlebih dahulu. Tapi tentu kita akan bingung saat kita hanya punya 8 – 9 jam setiap harinya dan harus mengalokasikan masing – masing waktu untuk menyelesaikan itu semua. Bisa – bisa yang namanya waktu istirahat itu tidak ada lagi. Tentu saja kita tidak menginginkan hal itu bukan?
Tuliskan setiap tugas yang kamu dapatkan dan harus kamu selesaikan. Atur setiap dari mereka dalam waktu yang berbeda, tentu saja disesuaikan dengan target yang harus dicapai. Bisa harian, mingguan, bulanan, tahunan atau target jangka panjang karir kamu.
Lalu buat peringkat untuk setiap tugas dengan kepentingan relatif, artinya bisa kamu kesampingkan. Dalam skenario produktif kerja kamu, yang harus kamu lakukan adalah menghabiskan banyak waktu pada pekerjaan dengan prioritas tertinggi dan sedikit waktu untuk tugas yang lebih rendah peringkatnya.
2. Kamu harus tahu hasil yang kamu inginkan, dan segerakan untuk mencapainya
Jumlah jam kerja yang kamu miliki terkadang menjadi masalah ketika kamu dituntut untuk bisa memberikan hasil kerja yang terbaik. Jika kamu bisa membayangkan hasil terbaik yang akan kamu capai seperti apa, itu akan membantu kamu untuk bisa membuat rencana yang lebih efisien untuk mencapainya. Jika kamu bekerja sendiri atau secara individu, selalu pastikan bahwa kamu tetap berada di jalur rencana yang tepat. Dan jika kamu bekerja dengan orang lain, coba untuk mengkoordinasikan setiap tugas dengan lebih baik.
3. Paksa diri kamu untuk mengabaikan 80% email yang masuk di siang hari
Jumlah waktu yang kita curahkan dalam sebuah proyek kerja harus bisa bervariasi, tergantung dari seberapa pentingnya proyek tersebut. Ada saat dimana kita harus meninggalkan hal yang kurang penting untuk sekedar membuat waktu kita bisa digunakan dengan maksimal. Kita bahkan bisa mengabaikan setidaknya 80% dari email yang kita terima di siang hari. Produktivitas kita sudah pasti terpecah saat harus mengecek, membaca dan membalas berkali – kali email yang masuk. Atur waktu dimana kamu harus memperhatikan email yang masuk.
4. Sekalipun jadwal kamu padat, jangan isi setiap jam yang kamu punya dengan semua jadwal
Kita tahu bahwa jadwal yang kita miliki bahkan jauh lebih padat dari yang kita bayangkan. Hampir setiap jam kita akan berkutat dengan target dan waktu penyelesaian tugas yang sebentar. Cobalah untuk tidak mengisi setiap jam dalam jadwal kita dengan jadwal yang tiba – tiba muncul atau tidak terduga. Ini akan memecah jadwal yang sudah kita buat dan atur sebelumnya. Pastikan untuk mengatur apa dan kapan tugas itu akan dikerjakan dan diselesaikan. Jangan mengisi semua waktu yang kamu miliki dengan hal – hal yang mendadak dan tanpa rencana.
5. Buat kamu yang akan melakukan perjalanan dinas, jangan lupa untuk membuat to do list selama perjalanan. Manfaatkan waktu sebaik mungkin
Tidak jarang kita akan dikirim ke luar kota atau luar negeri untuk melaksanakan tugas. Yang terpenting dari setiap perjalan dinas adalah tidak membuat waktu yang kita miliki terbuang sia – sia. Kita coba untuk membuat daftar atau to do list yang dapat membantu kita mengatur waktu di perjalanan. Kita juga harus tahu tujuan dari perjalan kita, sehingga kita bisa memastikan bahwa tidak ada waktu yang terbuang percuma sebelum kita menyelesaikan perjalanan itu.
6. Rapat itu untuk benar – benar bicara serius, jangan membicarakan hal yang tidak penting
Kadang kita terjebak dalam rapat yang tidak produktif sama sekali. Hanya untuk mengisi keharusan mengadakan rapat setiap minggu atau bulan. Tanpa tahu apa dan harus bagaimana mengawali dan mengakhiri topik. Rapat sudah mengambil hampir 35% dari hari kerja kita. Jadi bisa dipastikan bahwa berapa banyak waktu yang terbuang untuk menyelesaikan tugas penting kita dan hanya menjalankan rapat yang belum tentu menghasilkan.
Cobalah untuk membatasi sebuah pertemuan baik dengan klien ataupun rekan kerja. Kita hanya harus mengadakan rapat saat memang penting dan mendesak, yang tidak dapat tergantikan dengan diskusi via email atau telepon. Kita bisa mengoptimalkan waktu dengan menggunakan video conference, docs, dan teknologi berbagi lainnya.
Baca juga:[5 Tips Membuat Meeting Lebih produktif]
7. Hilangkan setiap penundaan dengan membuat tenggat waktu yang lebih
Jika atasan kamu memberikan waktu 2 minggu untuk menyelesaikan tugas, maka bisa dipastikan akan ada banyak penundaan yang kita buat. Karena terkadang kita merasa bisa dan mampu mengerjakan di waktu yang sedikit. Cobalah untukmembuat tenggat waktu yang lebih untuk setiap tugas dengan jangka waktu atau target yang panjang. Ini hanya memastikan bahwa kita menghindari penundaan dalam menyelesaikan setiap tugas yang diberikan. Kerjakan tugas di awal waktu, selesaikan dengan baik dan waktu lebih akan kita miliki di akhir.
8. Coba deh untuk membaca kesimpulan terlebih dahulu saat mau membaca apapun
Untuk membaca bacaan apapun itu, kita juga harus tahu apa tujuannya. Tanyakan pada diri kamu sendiri, kenapa kamu ingin dan harus membaca itu? Itu akan membuat kita tahu apa yang ingin kita cari sebenarnya ketika membaca, baik itu berita, tips, saran atau informasi yang relevan dengan pekerjaan kamu. Bahkan kamu bisa membaca kesimpulan terlebih dahulu untuk mengetahui apa saja yang akan dibahas dalam bacaan tersebut. Sesuai atau tidak dengan yang kamu inginkan.
9. Gunakan kalimat yang ringkas, dan selalu koreksi setiap penulisan yang besar
Keterampilan kita dalam menulis juga harus diperhatkan. Karena seperti saat kita menulis email dengan berbelit – belit, itu sama saja dengan mengambil tempat panggilan telepon. Ketika kita ingin menulis informasi yang panjang, cobalah untuk membuat ringkasannya terlebih dahulu. Agar pembaca bisa mengetahui garis besarnya terlebih dahulu.
Pastika untuk menggunakan bahasa yang efektif, seperti kalimat pendek dan hubungan yang jelas dengan klausa, dan selalu pastikan untuk mengoreksi terlebih dahulu lebih dari sekali.
Baca juga:[7 Trik Gmail untuk Bisnis yang Lebih Produktif]
10. Kunci agar menjadi pembicara hebat di depan umum adalah persiapan dan kesanggupan membuat penonton tertarik
Produktif bukan hanya berlaku untuk kita yang bekerja di depan meja kerja dan harus menyelesaikan tugas dalam 1 waktu. Tapi saat kita harus berbicara atau persentasi di depan banyak orang, kita juga harus produktif. Artinya menggunakan waktu yang dimiliki dengan baik sehingga segala informasi bisa tersampaikan dengan tepat. Kunci dari sebuah persentasi di depan umum adalah persiapan dan kesanggupan membuat penonton mendengarkan kita. Caranya?
- Kenali audiens kamu: siapa mereka, mengapa mereka menghadiri dan apa yang mereka inginkan.
- Struktur pidato kamu: menulis garis besar dari persentasi kamu, dan pastikan argumen kamu tersampaikan dengan jelas.
- Berlatih pidato: berlatih akan membuat kamu nyaman dan tampil percaya diri ketika tiba waktunya.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar